Wzrost rozwoju hybrydowego modelu pracy sprawił, że wiele firm szuka nowego sposobu na efektywne zarządzanie przestrzenią biurową i optymalizację jej wykorzystania. Pracownicy oczekują większej swobody i elastyczności pod względem miejsca wykonywania obowiązków, a organizacje w naturalny sposób redukują powierzchnię wynajmu oraz rezygnują z indywidualnie przypisanych stanowisk pracy. Współcześnie koncepcja hot desking jest coraz częściej postrzegana jako ważny element biur przyszłości. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, czy open space z rotującymi biurkami to wymarzone środowisko pracy?
— artykuł firmowy —
Na czym polega hot desking w biurze?
Trendy w aranżacji przestrzeni biurowych ulegają ciągłym zmianom. Obecnie dużą popularnością cieszy się koncepcja tzw. „gorących biurek”. Na czym ona dokładnie polega? Hot desking to zasadniczo system projektowania biura, w którym pracownicy nie mają na stałe przypisanych biurek. Codziennie lub w momencie pojawienia się w firmie wybierają wolne miejsce pracy. W zależności od polityki firmy stanowiska są rezerwowane z wyprzedzeniem lub zajmowana na zasadzie – kto pierwszy.
Dlaczego hot desking jest dziś tak popularny?
Koncepcja hot deskingu nie jest nowością w aranżacji przestrzeni biurowych. Przed okresem pandemii Covid–19 była już stosowana w przestrzeniach coworkingowych oraz w firmach, takich jak Google i Facebook. W post-cowidowej rzeczywistości okazało się, że powrót do wcześniejszego systemu pracy nie jest już możliwy. Obecnie ludzie chcą mieć możliwość wyboru miejsca wykonywania swoich obowiązków. Firmy zaczęły poszukiwać rozwiązań, które zapewniają tę elastyczność, a jednocześnie zmniejszą koszty utrzymania biura w momencie, gdy część pracowników wykonuje obowiązki zdalnie. W tym kontekście hot desking okazał się idealnym rozwiązaniem.
Zalety wprowadzenia współdzielonych stanowisk pracy
- Hot desking pozwala firmom zaoszczędzić na wynajmie powierzchni biurowej, ponieważ nie wszystkie stanowiska muszą być dostępne jednocześnie dla zatrudnionych pracowników.
- System ten daje większą swobodę w wyborze miejsca pracy. Ludzie mogą wybierać stanowiska dostosowane do konkretnego zadania, co jest zgodne z ideą Activity Based Working.
- Hot desking sprzyja interakcji, wymianie doświadczeń i współpracy między osobami z różnych zespołów. Pracownicy nie są przydzieleni do stałych miejsc, mają możliwość usiąść obok różnych specjalistów, a tym samym podnieść swoje umiejętności.
- Ten model aranżacji biur ogranicza ilość rzeczy, którą pracownicy trzymają na biurkach, co przyczynia się do utrzymania porządku.
Czy hot desking wspiera kreatywność pracowników?
Implementacja rotacyjnych stanowisk pracy, choć wiąże się z pewnymi wyzwaniami organizacyjnymi dla firmy, pozytywnie wpływa na efektywność pracowników. Zajmowanie jednego stanowiska pracy przez kilka osób w ciągu dnia, daje możliwość spontanicznych rozmów, omówienia projektu z różnymi współpracownikami czy burzy mózgu nad rozwiązaniem problemu. Brak przydzielonych biurek sprzyja szybszej wymianie informacji między osobami z różnych działów. Właściciele firm nie powinni jednak zapominać, że przy takich stanowiskach trudniej czasem zachować skupienie i koncentrację nad skomplikowanym zadaniem. Konieczne może być wydzielenie spokojnej przestrzeni z wykorzystaniem mobilnych ścianek akustycznych Soniq.
Jak wdrożyć hot desking w biurze? Przydatne wskazówki
Koncepcja rotujących miejsc pracy przynosi wiele korzyści, zwłaszcza dla firm, które zdecydowały się na model hybrydowy. Jednak jej wprowadzenie może wymagać od organizacji inwestycji w odpowiednie meble i uwzględnienia potrzeb zatrudnionych osób.
Uniwersalne stanowiska – pracuj tak jak lubisz
W przypadku hot deskingu miejsca wykonywania zadań muszą być ergonomiczne i na tyle uniwersalne, aby były w stanie sprostać różnym stylom pracy. Warto pamiętać, że przy tym samym biurku będzie jednego dnia pracować zarówno osoba wysoka, jak i niska. W tym kontekście biurka z regulacją wysokości są niezbędnym rozwiązaniem. Mogą być regulowane manualnie i elektrycznie. Pozwalają nie tylko dopasować wysokość blatu do wzrostu danej osoby, ale także na pracę w pozycji siedzącej i stojącej. Zmniejszają ryzyko wystąpienia dolegliwości bólowych pleców i nadgarstków.
Przy wyborze tego typu mebli warto zwrócić uwagę na łatwość ich obsługi. Biurka Stand Up R od firmy Mikomax Smart Office oparte są na opatentowanym manualnym systemie, dzięki czemu wysokość blatu można zmieniać kilka razy dziennie, niemal bez odrywania się od zadań.
Zapobiegaj nieporozumieniom – wprowadź system rezerwacji stanowisk
Brak przydzielonych stanowisk może spowodować niepotrzebny wyścig w celu zajęcia konkretnych biurek. Rozwiązaniem tego problemu może być wprowadzenie systemu rezerwacji miejsc pracy. Elektrycznie regulowane biurka są w stanie zapamiętać ulubione ustawienia, a dzięki aplikacji można zarezerwować konkretne stanowisko na daną godzinę, dzień, a nawet tydzień.
Zadbaj o miejsce przechowywania prywatnych rzeczy
Uwzględnienie potrzeby prywatności, stanowi ważny element aranżacji biur z rotacyjnymi stanowiskami pracy. Dlatego warto zadbać o miejsca do przechowywania prywatnych przedmiotów i dokumentów dla pracowników. Szafki lub skrytki zamykane na klucz lub zamek szyfrowy zapewnią poczucie bezpieczeństwa oraz swobodny dostęp do przechowywanych rzeczy.
Artykuł firmy MIKOMAX Smart Office
