Dokumenty, zarówno te papierowe, jak i elektroniczne, są integralnym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Tradycyjna obsługa masowych ich ilości bywa jednak żmudnym, czasochłonnym procesem, podatnym na błędy ludzkie. W celu jej ułatwienia, przedsiębiorstwa produkcyjne najczęściej sięgają po dwa, ściśle powiązane ze sobą rozwiązania – automatyzację procesów biznesowych i elektroniczny obieg dokumentów. Wspólnie są one w stanie znacząco podnieść efektywność codziennej pracy oraz wnieść funkcjonowanie firmy na nowy, wyższy poziom. W tym artykule przyjrzymy się, jak wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wpływa na działalność przedsiębiorstwa z branży produkcyjnej.

— artykuł firmowy —

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie i czemu zawdzięcza swoją popularność?

Jeszcze kilkanaście lat temu wszystkie firmy korzystały z klasycznego obiegu dokumentów, który opierał się wyłącznie na zasobach analogowych – dokumentach papierowych. Pojawienie się elektronicznego obiegu dokumentów zrewolucjonizowało funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa, które zdecydowało się na jego wdrożenie. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to koncepcja zakładająca przekształcenie całości lub większej części papierowej dokumentacji znajdującej się w posiadaniu firmy do jej elektronicznych (cyfrowych) odpowiedników. Zakłada wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych w celu usprawnienia prowadzenia biznesu i działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, w tym szczególnie zarządzania i procesowania całości dokumentacji przychodzącej z zewnątrz oraz generowanej wewnętrznie.

Archiwum, w którym gromadzona i przechowywana jest dokumentacja z fizycznej przestrzeni zostaje natomiast przeniesione do chmury lub na firmowe serwery. Dostęp do całości zdigitalizowanych zasobów można natomiast uzyskać z poziomu systemu zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS) będącego swoistym centrum dowodzenia elektronicznym obiegiem dokumentów. Systemy DMS gwarantują szybki dostęp do danych, płynne przekazywanie dokumentów i informacji pomiędzy poszczególnymi uczestnikami procesu oraz lepszą ochronę wrażliwych danych, gdyż dostęp do poszczególnych plików uzyskują jedynie osoby posiadające odgórnie nadane uprawnienia.

Jakie korzyści gwarantuje elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Elektroniczny obieg dokumentów to niezwykle przyszłościowe rozwiązanie, z którego wdrożeniem wiążą się liczne korzyści biznesowe dla firm i organizacji z niemal każdej branży. Korzystające z niego przedsiębiorstwa z branży produkcyjnej zyskują możliwość znaczącej poprawy jakości swojego funkcjonowania oraz przyspieszenie tempa podejmowania decyzji, co ma kluczowe znaczenie w dzisiejszym, szybko rozwijającym się oraz podlegającym nieustannym zmianom świecie.

Przechowywanie dokumentacji w postaci cyfrowej do niezbędnego minimum skraca czas potrzebny do wyszukiwania potrzebnych w danym momencie dokumentów. Gwarantuje ponadto, że pracownicy zawsze korzystają z najbardziej aktualnych oraz obowiązujących w danym momencie informacji i danych, co pozwala im znacznie lepiej i precyzyjniej realizować powierzone im zadania związane z pracą z dokumentami, pozwalając w pełni skoncentrować się na kluczowych ze strategicznego punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa zadaniach.

Przejście z papierowej dokumentacji na jej elektroniczne odpowiedniki to także niewątpliwe korzyści finansowe widoczne szczególnie w postaci oszczędności papieru oraz redukcji kosztów generowania materiałów drukowanych w firmie. Perfekcyjnie wpisuje się to w proekologiczne podejście do prowadzenia działalności operacyjnej, na co szczególny nacisk kładą świadome swojego wpływu na środowisko przedsiębiorstwa z branży produkcyjnej. Ograniczenie konsumpcji papieru umożliwia ponadto skuteczne wcielenie w życie niezwykle popularnej i modnej w ostatnich latach koncepcji paperless office, czyli biura bez papieru.

Mówiąc o korzyściach związanych z wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów, nie sposób nie wspomnieć także o zdjęciu z barek pracowników szeregu powtarzalnych, monotonnych, a przy tym mało skomplikowanych czynności, które są szczególnie podatne na tzw. błędy ludzkie, a ich realizacja jest zwykle nużąca i przytłaczająca. To właśnie one, ze względu na swoją specyfikę, są najlepszymi kandydatami do automatyzacji w ramach elektronicznego obiegu dokumentów – system pilnuje bowiem sekwencji kroków i właściwego przyporządkowania zadań poszczególnym osobom oraz narzuca działania zgodnie z obowiązującymi na ten moment procedurami i regułami. W efekcie, praca jest realizowana w pewniejszy, spokojniejszy, wydajniejszy i bardziej poprawny sposób.

Sprawne zarządzanie umowami w elektronicznym obiegu dokumentów

Umowy stanowią podstawę funkcjonowania każdej firmy. Przed pojawieniem się elektronicznego obiegu dokumentów praca z tego typu dokumentacją była realizowana głównie za pomocą wymiany wiadomości e-mail. Był to czasochłonny i wymagający pod względem organizacyjnym proces, którego efekty nie zawsze były w pełni zadowalające – manualne zarządzanie umowami utrudniało bowiem śledzenie statusu realizacji procesu i nie gwarantowało pełnej zgodności procesu z wewnętrznymi procedurami. Sytuację tę całkowicie odmieniło pojawienie się elektronicznego obiegu dokumentów oraz dedykowanych mu systemów klasy DMS.

Dzięki specjalnej aplikacji opartej o elektroniczny obieg dokumentów w firmie zyskuje się zestawienie wszystkich umów w jednym miejscu. Obieg umów umożliwia łatwe monitorowanie ich statusu oraz zapewnia dostęp do gotowych szablonów. Wysyła także automatyczne powiadomienia o zbliżających się ważnych terminach (np. konieczności przedłużenia lub wypowiedzenia umowy). Workflow umów pozwala także automatycznie przydzielać zadania, sprawnie zarządzać procesami negocjacji i współpracy pomiędzy zaangażowanymi stronami. Umożliwia przypisanie użytkownikom różnych uprawnień dostępowych, a rozbudowane ścieżki audytu gwarantują przejrzystość całego procesu.

W jaki system zarządzania dokumentami powinna zainwestować firma z branży produkcyjnej?

Nie ulega wątpliwości, że system zarządzania dokumentami to praktyczne i przydane narzędzie, które znacząco usprawnia funkcjonowanie firmy. Zakres i rozmiar korzyści, jakie przedsiębiorstwa z branży produkcyjnej będą mogły czerpać z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów są jednak ściśle uzależnione od wyboru konkretnego oprogramowania. Na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest aktualne sporo, często bardzo zróżnicowanych pod względem użytkowym i funkcjonalnym systemów klasy DMS.

Poszukując systemu zarządzania dokumentami, który będzie idealnie dostosowany do ewoluujących w czasie potrzeb przedsiębiorstwa, w pierwszej kolejności warto zainteresować się wysokofunkcjonalnymi i elastycznymi rozwiązaniami, wśród których prym wiodą wyposażone w szereg innowacyjnych funkcji i mechanizmów platformy low-code. Te nowoczesne systemy informatyczne pozwalają na szybkie tworzenie skrojonych na miarę, wysokofunkcjonalnych oraz ustandaryzowanych aplikacji biznesowych bez kodowania.

Najlepsze z platform low-code dostępnych na rynku oferują ponadto sprawne zarządzanie zmianą oraz możliwość wprowadzania potrzebnych, bieżących modyfikacji na dowolnym etapie dostarczania rozwiązania (w tym także już po jego wdrożeniu produkcyjnym), z natychmiastowym rezultatem i niskim kosztem. Ich atutem jest także rozbudowana funkcjonalność z zakresu Optycznego Rozpoznawania Znaków (z ang. Optical Character Recognition, OCR), która wspiera efektywną indeksację i zautomatyzowane rozpoznawanie informacji (z zastosowaniem mechanizmów sztucznej inteligencji AI). Dzięki temu nowoczesnemu, przyszłościowemu rozwiązaniu obsługa dokumentacji w organizacjach przetwarzających masowe ilości dokumentów przebiega znacznie sprawniej.

Wdrożenie platformy low-code o tak zaawansowanej i nowoczesnej funkcjonalności oraz sukcesywne digitalizowanie i automatyzowanie poszczególnych procesów biznesowych w dłuższej perspektywie może przerodzić się w udaną, szeroko zakrojoną i kompleksową cyfrową transformację przedsiębiorstwa, co doceni każda perspektywicznie myśląca oraz nastawiona na systematyczny rozwój swojej działalności firma produkcyjna.

Partnerem artykułu jest Webcon – dostawca oprogramowania Webcon BPS do elektronicznego obiegu dokumentów.

www.webcon.com/pl/